Gestão administrativa

Correspondência oficial, relações com o Govern e o Comú, livros sociais, renovações, certidões, secretariado jurídico: a vida administrativa de uma sociedade andorrana é feita de pormenores que não perdoam o aproximado. Um documento extraviado, uma data de renovação falhada ou um registo desatualizado podem bloquear uma diligência bem mais importante alguns meses depois.

Tornamo-nos o seu interlocutor único no terreno — o cliente dirige a sua atividade, nós absorvemos esses pormenores. Este serviço articula-se naturalmente com o nosso departamento de contabilidade e com a nossa plataforma Booster 360°, para que nada se perca entre os dois.

Receção e tratamento da correspondência oficial, acompanhamento de prazos e insistências, preparação e entrega de pedidos junto do Govern e do Comú da sua paróquia, obtenção de certidões e certificados (residência, registo, situação fiscal ou social), coordenação com o notário numa alteração estatutária, e interface com os bancos nos pedidos documentais correntes. Cada diligência é acompanhada até ao fim — não apenas transmitida.

Uma sociedade andorrana tem de manter atualizado o seu registo de sócios ou acionistas, conservar as atas das suas assembleias e manter exata a informação relativa aos seus beneficiários efetivos — obrigações que se acumulam a cada decisão tomada (aumento de capital, cessão de quotas, mudança de administrador) e que, mal documentadas, complicam uma venda, uma fiscalização ou uma simples renovação bancária. Preparamos as convocatórias e atas de assembleia, atualizamos os registos após cada operação e conservamos os documentos sociais durante o prazo legal de seis anos.

Autorização comercial, cartão de comércio, renovação de certas autorizações setoriais, atualização do objeto social ou da sede junto dos registos competentes: cada paróquia e cada administração tem os seus próprios prazos e formulários. Depois da concessão de uma autorização de residência ligada à empresa, é geralmente exigida uma inscrição no Comú da paróquia em causa no prazo de três meses — um marco entre outros que integramos num calendário de acompanhamento em vez de o deixar depender da sua memória.

Numa sociedade de dimensão modesta ou gerida a partir do estrangeiro, recrutar uma pessoa a tempo inteiro para estas tarefas raramente se justifica — o volume de trabalho é real mas irregular, concentrado em torno de alguns prazos por ano. Externalizar permite dispor de uma competência disponível em permanência, sem os custos e a gestão de recursos humanos de um posto dedicado, e com continuidade assegurada mesmo em caso de ausência ou de mudança de interlocutor do seu lado.

Este serviço ganha todo o seu sentido quando o administrador não reside em Andorra, quando um grupo internacional precisa de um ponto de contacto local fiável, ou no caso de uma sociedade patrimonial ou de uma holding cuja atividade administrativa é leve mas real — estas estruturas não podem permitir-se deixar as suas obrigações sociais e declarativas sem acompanhamento, mesmo sem exploração comercial diária.